Cómo
compartir documentos de Word por Internet Uno de los cambios que más ha querido
destacar Microsoft sobre el nuevo Word 2013 son lascapacidades en la nube de
este programa. La compañía estadounidense ha mejorado características como la
integración de los documentos con SkyDrive (el servicio de almacenamiento en red
de Microsoft) o las capacidades para trabajar con otros usuarios de manera
colaborativa. Aunque todavía se aprecian algunas lacras en el desarrollo de
estas opciones, sí que suponen un avance notable respecto a las anteriores
versiones. Te contamos cómo compartir documentos de Word a través de Internet y
cómo editar documentos junto a otros usuarios en línea. La primera de las
opciones con las que contamos es la posibilidad de compartir el documento en red
con otras personas. No es necesario que los otros usuarios cuenten con la
versión completa de Word ya que se puede trabajar a través de la app en Internet
Word Web App. Para invitar a otros usuarios hay que ir hasta el menú de archivo
que hay a la izquierda de la barra de herramientas. Después accedemos a la
opción de ”Compartir” y hacemos click sobre la opción de ”Invitar a personas”.
El programa nos pide que realicemos dos pasos. El primero de ellos es guardar el
archivo en el sistema de almacenamientoSkyDrive. Todas las cuentas de Microsoft
llevan aparejadas una cuenta en este servicio con un mínimo de 7 GB de espacio
gratuito en la red. Una vez hemos guardado el documento ya podemos invitar a las
personas que queramos. En el recuadro superior podemos escribir las direcciones
de correo electrónico de los usuarios o sus nombres en el caso de que estén
presentes dentro de nuestra lista de contactos. En la parte de la derecha
escogemos si los usuarios pueden modificar el documento compartido o si solo
pueden verlo. También podemos escoger un mensaje personal y solicitar que los
usuarios inicien sesión en su cuenta de Microsoft antes de tener acceso al
documento. Los usuarios recibirán un mensaje en su bandeja de correo con un link
para poder acceder al documento. Una vez dentro, los contactos que compartan el
documento pueden editarlo de manera simultánea. Los párrafos que se estén
editando aparecerán bloqueados para el resto de contactos. Eso sí, para que los
cambios aparezcan dentro del documento y puedan verlo los otros usuarios habrá
que hacerclick en el botón de guardar. Este paso previo hace que el trabajo
colaborativo sea menos ágil respecto al que ofrecen otras plataformas como
Google Docs. La segunda opción para compartir un archivo es a través de un link
que genera el programa y que hay que hacer llegar a otros usuarios de manera
manual. El programa divide entre un vínculo de creación y un vínculo que solo
sirve para visualizar el documento. Otra opción útil es la de compartir el
enlace a través de las redes sociales Facebook, LinkedIn o Twitter. La última de
las funciones que queremos destacar es la capacidad de hacer una presentación en
línea del documento. En este caso, el único que puede realizar cambios en el
archivo es el propietario del documento y los cambios llegan automáticamente a
los que están viendo la presentación.
COMO COMPARTIR DOCUMENTO EN WORD
Cuando creas un documento de Word en Windows, es posible que desees
compartirlo con otros en tu red local. Afortunadamente, Windows tiene un método
integrado de uso compartido de archivos y documentos a través de una red. Se
puede habilitar el uso compartido de un documento con algunas modificaciones
rápidas para la configuración de la carpeta que lo
contiene.
Instrucciones
Procedimiento
1.
1 Abre el Explorador de Windows (botón derecho del ratón en "Inicio" y
haz clic en "Explorar") y luego navega a la carpeta que contiene el documento de
Word.
2.
2 Haz clic en el botón derecho sobre la carpeta y haz clic en "Compartir
y seguridad ..." para abrir la sección de intercambio de propiedades de la
carpeta.
3.
3 Marca la casilla "Compartir esta carpeta", verifica la casilla y luego
haz clic en el botón "Aceptar". La carpeta se compartirá inmediatamente, y será
accesible para cualquier usuario en tu red local.
ANTES DE COMPARTIR UN DOCUMENTO
Antes de compartir un documento con otras personas, es interesante que
comprobemos que no contiene información oculta o algún componente no compatible
con versiones anteriores, así como que esté realizado siguiendo las
recomendaciones de accesibilidad, para las personas que tienen alguna
discapacidad.
Para ello, disponemos de diversas herramientas que nos facilitan el
trabajo, realizando estas comprobaciones de forma automática. Las encontramos en
la pestaña Archivo > Información y dentro de la sección Preparar para compartir, pulsamos el
botón Comprobar si hay
problemas.
Se desplegará un menú con tres opciones:
Inspeccionar documento:
Abre un cuadro de diálogo que permite escoger qué características se
inspeccionarán de entre las siguientes: Comentarios, revisiones, versiones y
anotaciones, Propiedades del
documento e información personal,Datos XML personalizados,Encabezados, pies de página y marcas de
agua, Contenido
invisible y Texto
oculto. Simplemente debemos dejar marcadas las casillas de
verificación de las características que queremos que se inspeccionen y pulsar el
botón Inspeccionar.
Se mostrará el resultado de la inspección en la propia ventana, con
botones que te permitirán Quitar
todo el contenido que podría generar problemas. Si decides
quitarlo, los cambios no se podrán deshacer.
Comprobar accesibilidad:
Aparecerá un panel de accesibilidad en el lateral derecho del documento.
En él podremos encontrar una serie de advertencias si el documento contiene
errores que puedan dificultar la accesibilidad al
documento.
En el ejemplo de la imagen vemos varios errores y advertencias. Al hacer
clic sobre el pequeño signo + se desplegarán los errores
concretos.
Si seleccionamos uno de los errores, por ejemplo Celdas combinadas o divididas,
se mostrará en la zona inferior información adicional explicando el motivo por el cual se recomienda
realizar la modificación y el procedimiento a seguir para corregirlo.
Deberás realizar las modificaciones de forma manual, si deseas que el
documento sea accesible. Cuando termines puedes cerrar el panel desde el aspa
situada arriba a la derecha. Y si quieres, puedes comprobar de nuevo el archivo
para ver si ya está todo solucionado.
Comprobar compatibilidad:
Te permitirá saber si el documento lo podrán abrir y visualizar sin
problemas las personas que no utilizan Word 2010, sino una versión
anterior.
Al hacer clic en la opción se abrirá una ventana que te informará de si
hay características incompatibles.
Desde el botón Seleccionar versiones para
mostrarse puede elegir qué versiones queremos que se comprueben
si son compatibles. Existen dos posibilidades: Word 97-2003 y Word 2007. Se pueden marcar
ambas.
En caso de que haya incompatibilidades, se mostrarán en el resumen.
Pulsamos Aceptar.
Para que el documento sea compatible, deberemos pulsar el botón Guardar. Es posible que se muestre un
aviso. En él podremos elegir entre:
- Pulsar Continuar, para
que el archivo se convierta a un formato compatible, y se pierda así la
información que no se pueda adaptar.
- Pulsar Cancelar. Y
guardar una copia del archivo en un formato reciente. De ésta forma dispondrás
de una copia compatible pero no perderás la original. Para hacerlo, recuerda que
debes ir a Archivo> Guardar como. Allí escogerás el tipo de
archivo Libro de Word (.docx).
Cuando abras el nuevo documento se abrirá en Modo
de compatibilidad, para que lo visualices de la forma más
fideligna posible a la copia original.
Cómo
compartir un documento de Word
Escrito
por tamaram | Traducido por susana inglese
Jupiterimages/Creatas/Getty
Images
Cuando
creas un documento de Word en Windows, es posible que desees compartirlo con
otros en tu red local. Afortunadamente, Windows tiene un método integrado de uso
compartido de archivos y documentos a través de una red. Se puede habilitar el
uso compartido de un documento con algunas modificaciones rápidas para la
configuración de la carpeta que lo contiene.
Nivel
de dificultad:
Moderadamente
fácil
Instrucciones
Procedimiento
- 1
Abre
el Explorador de Windows (botón derecho del ratón en "Inicio" y haz clic en
"Explorar") y luego navega a la carpeta que contiene el documento de
Word.
- 2
Haz
clic en el botón derecho sobre la carpeta y haz clic en "Compartir y seguridad
..." para abrir la sección de intercambio de propiedades de la
carpeta.
- 3
Marca
la casilla "Compartir esta carpeta", verifica la casilla y luego haz clic en el
botón "Aceptar". La carpeta se compartirá inmediatamente, y será accesible para
cualquier usuario en tu red local.
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